Traitement des documents

Contrôles des notes de frais

Réceptionner les notes de frais (NDF) par courrier, accompagnées des bordereaux d'envoi et des justificatifs. Les enregistrer dans l'applicatif client. Vérifier la concordance entre les justificatifs et les dépenses saisies par le salarié selon une check-list détaillée. Valider la NDF ou la retourner selon les cas.

Numérisation, indexation et saisie de documents

Numériser, renommer et indexer dans une GED [Gestion Electronique de Documents] les entretiens professionnels d'évaluation, les plans individuels de formation ainsi que les descriptions de postes. Saisie des entretiens professionnels dans l'applicatif du client.

Dématérialisation des documents confidentiels

Papier ou email, tels que des dossiers d'embauche ou du personnel puis les indexer par type de document et par matricule d'employé selon une base de données client. Stockage des documents papier, soit les détruire ou les renvoyer chez le client après traitement selon sa demande.

Editique

Téléchargement et impression de bulletins de paie. Puis mise sous pli et affranchissement pour dépôt à la Poste.

Notes de frais

Réception physique de notes de frais et préparation (contrôle) des documents. Traitement et saisie des anomalies éventuelles, selon les consignes du client, avant la numérisation dans son applicatif. Une fois la numérisation réalisée, les notes de frais sont archivées informatiquement et physiquement dans des boites. Document'hom stocke les documents sur son site jusqu'à la demande de leur retour par le client.

Notes de frais – Traitement des chèques

Traiter les chèques de remboursement des collaborateurs du client envers son employeur, dus à un trop perçu pour des frais professionnels.

Récupération de TVA France, ou internationale

Pour le compte du client, fournir les informations et preuves conformes, nécessaires à la récupération de la TVA sur le remboursement des notes de frais de ses employés. Rechercher à partir d'une base de données fournie par le client, les justificatifs de chaque note de frais scannée et remboursée. Vérifier pour chacun de ces justificatifs leur conformité par rapport aux exigences de l'administration fiscale, et saisir les données recueillies dans l'applicatif. Rectifier les éventuelles factures justificatives non conformes, et les envoyer aux fournisseurs pour validation.

RH – Déclarations préalables à l'embauche

Saisie des déclarations préalables à l'embauche [DPAE] dans l'applicatif client en tenant compte de ses consignes.

RH – Dossiers retraite

Scanner les dossiers retraite des salariés du client. Saisir divers éléments administratifs tels que RIB, adresse.

RH – Enregistrement d'action de remboursement de frais professionnels

Enregistrement, dans l'applicatif du client, des commandes effectuées par leur DRH pour débloquer les remboursements liés à des événements professionnels tels que recrutement, mutuelles, garde-meubles.

RH – Formation

Saisie informatique des bons de commande de formation et des sessions de formation suivies par les collaborateurs du client. Conseiller et accompagner les salariés sur le logiciel de formation du client via un centre d'appel. Planifier et clôturer l'ensemble des sessions de formations pour le client.

RH – Gestion des stagiaires

Enregistrement des nouveaux stagiaires arrivant chez le client en vérifiant les pièces du dossier envoyé. Synthétiser les informations et en les saisissant dans un applicatif client. Enregistrer la radiation des stagiaires en fin de stage.

RH – Numérisation et indexation

Numériser et indexer dans la GED du client des documents émanant des Ressources Humaines, pour le client.

RH – Reconstitution de carrière

Délivrer aux anciens employés du client, différents documents par courrier nécessaires à la constitution de leur dossier de retraite (ex. attestation de travail, de bulletins de salaire, attestation de salaire, relevé de carrière, attestation CNAV).